Hoje deparei com um problema muito comum na literatura de gestão de projetos conhecida como a famosa restrição tripla: tempo, custo e escopo.
Darei um exemplo bem simples a seguir usando um caso comum no cotidiano, tanto do lado da perspectiva de quem acha q conhecer sobre as técnicas de gestão de projetos é inútil ou de pouca aplicação prática, quanto do lado de quem é gestor de projetos e acredita que noções de psicologia e bom relacionamento interpessoal é inútil...
Sabemos de antemão que a definição dos elementos do escopo (objetivos específicos), ou na linguagem do PMBoK 4th edition, os produtos/serviços a serem entregues, dependem do sucesso atrelado a uma boa comunicação entre os stackeholders.
Se vc contrata um pintor pra fazer um serviço na sua casa e vc pré-estabelece com ele que quer a cor verde e vc vê a cor que ele pintou como azul, e se mesmo dentro do prazo e valor orçado acordado ele termina o serviço dentro do estabelecido e vc não se sente satisfeito, aí é que a comunicação entra em cena!
Porra, cacete, mas por qual motivo, razão ou circunstância vc não acompanhou o trabalho do cara ?! Vcs não tinham definido o tempo da execução da tarefa, por acaso ? Ou será que a tinta que ele usou era de pior qualidade? sei lá!!!... a questão é que ele efetivamente pintou a parede na cor acordada (definida no escopo) e vc não sabia que vc era daltônico!
Se o pintor é o profissional contratado para executar a tarefa, com toda certeza absoluta ele domina mais as técnicas de pintura do que vc, mero mortal!!! Ainda q vc considere essa tarefa simples ou fácil, vc sabe q dentro do seu interior não terá tempo, nem paciência pra executar a pintura. Ainda q vc se imagine pintando e experimente fazê-la, verá na prática que a qualidade do seu trabalho ficaria uma merda perto da do pintor contratado, por mais q vc não tenha gostado do trabalho dele.
Mas afinal, então de quem é a culpa pelo surgimento desse desconforto ?
A culpa disso com certeza recai sobre os dois seres humanos errantes!
O pintor não se comunicou como deveria com o cliente e o cliente não acompanhou a tarefa como deveria.
...Mas peraí, se eu contrato o fdp do pintor pra executar a tarefa, por mais que seja pra pintar com uma cor ridícula, não quero me stressar com isso e o valor pago a ele com ctza cobre meu custo de oportunidade por não me stressar também!
Mas vamos abordar o problema pela ótica da gestão de projetos... um projeto é sempre algo novo!
Vamos supôr que a pintura da parede com a cor verde ridícula seja considerada como um "projeto" ou algo novo pois vc sabe q na sua vizinhança não tenha nenhuma parede residencial com essa cor...você e o pintor compactuam o acordo do tempo e do valor orçado pra executar a tarefa, tendo em mente que vc (cliente) sempre terá a razão e q vc queira o trabalho da sua maneira!!!
em suma, vc pensa da seguinte maneira: "foda-se o pintor, essa tarefa é braçal mesmo e eu q defino as coisas por aqui ! Além do mais eu to pagando bem esse zé ruela!" hehehe
O pintor o avisa que no prazo pré-estabelecido e com o orçamento imposto por vc, dá pra fazer um trabalho com uma tinta de qualidade x e dentro de um espaço de tempo curtíssimo!
Aí meu amigo, se vc se acha muuuuuiiito o dono da verdade e não dá brechas pro pintor explicar com mais detalhe os elementos da execução do projeto e as alternativas, como a possibilidade de fazer a pintura com uma tinta y, com um tempo mais flexível e com as suas microverificações ou participações mais presentes na execução da tarefa, [o que o PmBok entende como as "pequenas entregas" (pacotes de trabalho)], pode apostar que a pintura ficará com a sua cara!
Ou seja, feia bagarai considerando que o pintor tentou fazer um trabalho "artístico e criativo" o suficiente pra q isso acontecesse! hehehehe!
E ainda sobre esse ponto temos um trabalho intangível por parte do pintor no seu esforço de inserção dessa caracterização, ou seja, fazer com que a pintura tivesse a sua carinha e o seu estilinho! arrrghhh!!! ehehehehe!
Resumindo então:
1) Vc definiu a cor verde com ele e vc vê a parede como azul! Raíz do problema: Contratante daltônico.
Alternativa: Solicitação de mudança após a entrega do produto (ver Controle Integrado de Mudanças no PmBoK) mesmo sabendo que a possibilidade de renegociar um novo valor ou seviço com o pintor não é cogitada, uma vez q vc o pagou muito bem pra executar a tarefa em tempo recorde.
2) O pintor não se comunicou como deveria com o cliente e o cliente não acompanhou a tarefa como deveria. Raíz do Problema: A falta de pró-atividade do pintor na tentativa de informar o cliente sobre o status do andamento da execuação da tarefa.
Alternativa: Olhando pela perspectiva do projetista ou do pintor ... Aceitar a pré-condição de não renegociação de novos orçamentos financeiros. (Vamos supôr aqui, que tivemos sobra na compra das latas de tinta conforme orçamento aprovado inicialmente)
Como ele sabe que os dois foram equivocados nessa história, ele se vê com "a faca e o queijo na mão" imaginando q o cliente o visualize como o profissional gabaritado para a execução daquela tarefa após a necessidade de surgimento desse desconforto ....
então ele começa a tentar dar as cartas: primeiro embutindo a condição de nova definição de escopo comumente documentada e formalizada entre os dois e em seguida prédefinindo os prazos:
-Ok seu Daltônico Pinto da Silva! Eu faço a pintura pro senhor em 10 dias úteis dentro do meu regime de 8 horas diárias, com um intervalinho de uma hora e meia pra almoço e uma pausa de 15 minutinhos de uma em uma hora, considerando que agora o senhor escolhe e compra as latas de tinta pra q eu possa dar início as atividades...!!!
Vc cliente bate o pé pq vai ter q acabar aceitando os prazos mais largos estabelecidos pelo pintor e ainda tendo q comprar outras latas de tinta da cor q vc veja como a sua desejada verde...(nada contra o verde tá pessoal!é só um exemplo!huhuhuuh)
Vc como cliente agora se obriga a participar mais da execução do projeto de pintura, cobrando do pintor um status a cada dia (mas sem encher muito o saco do cara com firulas ou babaquices desnecessárias) da execução das atividades. O quesito qualidade não é mais questionado uma vez que vc quem escolheu a cor e a qualidade da tinta, mas a necessidade de q o pintor atenda o prazo se faz fundamental agora.
Mas se passar o tempo e o pintor fizer td q fora redifinido no escopo e no final ele conseguir atingir o que fora replanejado, vc como todo ser humano explorador q é, se acha na condição "de pedir além da mão o braço junto" e diz pra ele q o trabalho talvez ficasse melhor se caso ele fizesse "uns desenhinhos" com o resto da tinta azul que tinha sobrado...
O pintor como está com o ego profissional dele inflado diz a vc cliente q detém essa técnica, mas q isso não estava inserido no escopo do projeto e q se caso vc queira essa "arte" deverá pagá-lo pelo seu intangível criativo..
-Olha doutor....posso até fazer essas arrrte aí tá ligado!, mas vc vai ter que me dá um adicional pois isso não tava escrito no nosso acordo documentado a dez dias atráis!
E a história se repete se caso vc cliente aceite sentar e negociar um novo subproduto com um novo orçamento e prazo com o projetista (no caso o pintor) inserindo a necessidade de maior participação sua e dele na execuação (verificação de status) e de um Controle Integrado de Mudanças para os acidentes comunicacionais de percurso...!
Fica a mensagem aos gestores de projetos ou não....
"Nunca o projetado será igual ao realizado! Economia do Caos ...sempre no desequilíbrio"
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